Prepara tu reunión online… y siéntete como en la oficina

Prepara tu reunión online… y siéntete como en la oficina

abril 20, 2020

El teletrabajo ha pasado de ser una excepción a la regla en una gran parte de empresas españolas y en una inmensa mayoría de los puestos que pueden operar desde cualquier lugar. Con el teletrabajo, se han generalizado también las reuniones en remoto.


Es posible -y deseable- que los equipos vuelvan a encontrarse en las oficinas de las empresas cuando se supere la pandemia del Coronavirus COVID-19, pero también es cierto que habrá muchas cosas que ya habrán cambiado para siempre en los métodos de trabajo. Y una de ellas probablemente será que muchas de las reuniones que hasta ahora se venían manteniendo de manera física se pasarán al formato en línea.

En Media Interactiva comercializamos nuestras soluciones de tecnología educativa en los cinco continentes, lo que nos hace estar muy familiarizados con las reuniones en remoto con nuestros clientes, así que podemos ofrecer algunos consejos a los que ahora empiezan con las meetings virtuales.

En nuestro caso, utilizamos la herramienta de Microsoft Teams, que tiene una enorme versatilidad y una gran cantidad de usos.

La primera necesidad a la hora de plantear una reunión en línea es la planificación por parte del organizador: ¿Quiénes son las personas que tienen que asistir a la reunión? ¿Cuáles son los temas que se van a abordar? ¿En qué fecha debe celebrarse? ¿Cuánto tiempo se necesitará para el debate? Piensa todos estos aspectos antes de enviar a los asistentes una convocatoria de Outlook.

Microsoft Outlook permite organizar tu agenda y acceder además a la disponibilidad de los participantes. De esta forma, a la hora de hacer una propuesta de reunión tendrás “ganado” conocer si los asistentes podrán asistir en una determinada fecha y hora y ajustarla sobre la marcha, antes de enviarle la notificación. La propuesta de reunión les llega a los participantes a su bandeja de entrada de correo electrónico y éstos, con un sencillo gesto, pueden aceptarla (e incorporarla a su propia agenda) o rechazarla (notificándoselo al organizador).

Otra consideración muy necesaria a la hora de organizar este tipo de encuentros virtuales es la información. Y ahí, de nuevo, Microsoft Office 365 es tu aliado, ya que la propia convocatoria de reunión debe adjuntar no solo el enlace de Teams para que los distintos equipos puedan conectarse, sino también el orden del día de los asuntos a tratar y la documentación que los convocados pueden consultar previamente.

Si organizas la reunión es fundamental que seas puntual y, si estás convocado, también es conveniente que estés a la hora fijada, para que todo se desarrolle dentro de lo previsto. Respeta el tiempo de los demás, informa en el inicio de la duración estimada de la reunión y de que vas a levantar acta (o solicita a alguien que lo haga por ti). Si estás teletrabajando, reserva un espacio de tu casa donde sea menos probable que te molesten. Otro consejo útil es que, si no estás en el uso de la palabra, apagues el micrófono de tu ordenador, para que no se filtren ruidos innecesarios.

Si es necesario en el desarrollo de la reunión, recuerda que con Microsoft Teams puedes compartir pantalla o incluir comentarios o archivos a través del chat.

Como organizador, debes intentar que la reunión se ciña al orden del día previsto, así como respetar la duración estimada para que tanto tú como el resto de participantes podáis mantener el resto de vuestra agenda tal y como la teníais prevista. El organizador debe también cerrar la reunión y, si procede, resumir las tareas que cada uno de los participantes se lleva pendientes después del encuentro.

Finalmente, cuando haya terminado la reunión, comparte con los demás asistentes las notas o el acta que hayas levantado de la misma.

Esperamos que estos consejos hayan sido útiles, pero recuerda que si quieres conocer en profundidad todas las potencialidades de Office, desde MeasureUp tenemos a tu disposición nuestra herramientas para formarte como Microsoft Office Specialist y en Certinet muchos más recursos para que Teams no tenga ningún secreto para ti.

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